Mit Neugier und Offenheit ins Audit gehen (Teil 3) Praxistipps für den Auditorenalltag

Ein Audit kann Überraschendes zu Tage fördern, auch wenn Sie als Auditor das Unternehmen länger kennen, es finden sich immer neuartige Informationen. Das Beste daran, als Auditor lernt man in jedem Audit – wenn man offen dafür ist. Wie bewahrt man sich – auch als erfahrener Auditor - die Offenheit und Neugier?

Die DIN EN ISO 19011 fordert von Auditoren offen für Verbesserungen und für neue Situationen zu sein. Sie beschreibt, dass Auditoren aufgeschlossen gegenüber alternativen Ideen oder Standpunkten sind und aus Auditsituationen lernen. Offenheit im Sinne der Norm gelingt also auf drei Ebenen: 1. Offenheit gegenüber dem auditierten Kunden. 2. Offenheit gegenüber der Auditsituation. 3. Offenheit (im Sinne der Reflexion) bezogen auf die eigene Person.

Wie bleibt man als Auditor neugierig, offen und jederzeit aufgeschlossen, wenn man schon viele Jahre „im Geschäft“ ist? Warum Offenheit für Neues und Gewissenhaftigkeit kein Widerspruch sind, wie man sich die Neugier bewahren kann und welche Tipps hilfreich sind, lesen Sie hier. Dieser Artikel richtet sich an Auditoren oder die, die es werden wollen. Als Personalberater in der TIC-Branche kennen wir die überfachlichen Anforderungen an den Auditorenberuf. Gemeinsam mit unserer Gastautorin, Andrea Kruck, möchten wir Ihnen mit dieser Serie hilfreiche Tipps für den Auditoren-Alltag geben.

Warum ist Offenheit wichtig?

Wer gestandener Auditor ist, der baut auf seine Expertise und seine Erfahrung. So weit so richtig. Doch das kann auch zu Betriebsblindheit führen. Vielleicht werden neue Entwicklungen und Risiken für das Unternehmen nicht mehr (rechtzeitig) antizipiert, neue Methoden nicht mehr ausreichend beachtet, die eigene Kompetenz überschätzt. Es braucht jedoch Neugier und Offenheit, um im Audit Informationen zu sammeln, Störgeräusche wahrzunehmen und einen differenzierten Blick auf das auditierte Unternehmen zu richten.

Auditoren rollen jetzt vermutlich mit den Augen: „Immer offen zu sein, auch wenn das Audit doch aus jeder Menge Routinen besteht?“ Stimmt, das ist im stressigen Audit-Alltag nicht immer einfach zu gewährleisten. Denn das Gegenstück zur Offenheit für Neues ist die Routine, die man ebenso braucht. Man kann nicht ständig die eigene Sicht auf null setzen und so tun, als sähe man das alles zum ersten Mal. Die Frage, die sich ein Auditor immer wieder stellen muss, ist: Hilft mir die Routine im Sinne der Effizienz oder verstellt sie meinen Blick, weil ich das Unerwartete, Neue gar nicht mehr sehe? Vorwissen und Routinen sind fürs Audit notwendig, dürfen nicht dazu führen, in die falsche Richtung zu gehen.

Jedes Unternehmen ist ein lernfähiges System. Manche Auditoren vergessen das und denken: »Das habe ich ja letztes Jahr schon gesehen, das muss ich mir nicht anschauen.« Aber genau das ist die eigentliche Aufgabe: Aufrechterhaltend, aber immer mit frischem Blick zu auditieren. Offenheit für Neues heißt aber auch Offenheit für fremde Erfahrungen. Der Gedanke „Das kenne ich nicht und damit will ich mich auch nicht beschäftigen. Die sollen mir einfach zeigen, was ich sehen will“ ist deshalb ein dickes Warnsignal. Es ist gut, seine eigene Erwartungshaltung immer wieder an der und in der Praxis zu prüfen und sie im Zweifelsfall zu revidieren, wenn sich die Situation anders, als noch vor einem Jahr darstellt.

Wahrnehmung versus Interpretation. Wir neigen zum schematischen Denken

Wir alle neigen dazu, Informationen so zu ordnen, zu systematisieren und zu bewerten, dass es uns leichter fällt mit ihnen umzugehen. Aus einer einfachen Wahrnehmung darf jedoch keine falsche Interpretation werden.

Komplexitätsreduktion (Wir vereinfachen vielschichtige Informationen so, dass sie zu fassbaren Zusammenhängen werden.)
Wahrnehmungsorganisation (Wir verknüpfen Wahrnehmungen zu Mustern)
Bestätigungstendenz (Wir wählen, selektieren und akzentuieren Informationen so, das für uns „passende“ Informationen entstehen)
Disambiguation (Wir machen aus Mehrdeutigkeit Eindeutigkeit.)
selbst erfüllende Prophezeiung (Vorhersage, Kontrolle, Bestätigung)
Rekonstruktion der Erinnerung (Wir konstruieren für uns lediglich „passende“ Informationen.)

Was ist Offenheit für Neues und wie entsteht Neugier?

Offenheit für Neues ist einer der 5 Faktoren des Big Five-Modells und beschreibt, mit welchem Interesse und in welchem Umfang sich Menschen mit neuen Erfahrungen, Erlebnissen und Eindrücken beschäftigen. Personen, die über hohe Werte im Bereich Offenheit verfügen, haben Fantasie, experimentieren gerne, nehmen Dinge und Gefühle deutlich wahr und sind an vielen unterschiedlichen Dingen interessiert (wissbegierig). Personen, die über niedrige Werte im Bereich Offenheit verfügen, werden als eher konventionell, konservativ und vorsichtig erlebt. Sie nehmen um sich herum die Dinge eher reduziert wahr und halten eher an Bekanntem und Bewährtem fest.

Neugier bedeutet zunächst, dass man sich mit einem Thema (und mit Details) intensiver und in der Tiefe beschäftigt, dass man aktiv nach neuen Dingen/Informationen sucht und dies so lange tut, bis man seine Neugierde gestillt hat. Menschen mit ausgeprägter Neugier sind meist auch Menschen, die offen für Neues sind. Neugier erleichtert Menschen das Lernen, Suchen, Informieren, Probieren und letztlich das Anpassen an Neues. Und im Audit? Intensive Neugier (nämlich durch Fragen/Nachfragen) kann Dinge zu Tage fördern, die mit einer standardisierten Checkliste nicht herauszufinden sind. Neugier schafft damit Mehrwert.

Wie bleiben Auditoren jederzeit offen und neugierig?

Neugierige und offene Auditoren erkennt man daran, dass sie willens sind, zu lernen und mitzunehmen, was bisher nicht zu ihrem Horizont gehört. Sie fragen mit echtem Interesse in unterschiedliche Richtungen nach, erfassen Informationen auf mehreren Ebenen und vertiefen diese. Wahrnehmungen und Eindrücke nehmen sie nicht nur mit, sie hinterfragen diese. Sie betrachten aufmerksam ihre Umgebung, haben Sinn für die kleinen Details und sie nehmen die Emotionen anderer Menschen gut wahr.

Jetzt wenden erfahrene Auditoren womöglich ein, dass stark strukturierte Audits, vorgegebene Pfade, Prozessschritte und Methoden eher Gewissenhaftigkeit erfordern als Neugier. In transformativen Zeiten wie diesen verändern sich Organisationen in einer Schnelligkeit, dass man als Auditor den Blick nicht mehr nur auf Bekanntes, Bewährtes, Erlebtes richten darf. Auditoren stehen geradezu in der Pflicht, kleine Veränderungen und Details wahrzunehmen. Die sprichwörtliche Auditoren-Sorgfalt erfordert also auch Offenheit für Neues.

Tipps für den Audit-Methodenkoffer

  • Veränderungen im Unternehmen recherchieren: Recherchieren Sie im Vorfeld aktuelle Rahmenbedingungen, Informationen zur wirtschaftlichen Situation oder unternehmerischen Krisen des zu auditierenden Unternehmens. Ein Blick auf die Webseite: Was hat sich verändert? Gab es Personalwechsel an der Spitze oder in relevanten Fachbereichen?
  • Für die Auditvorbereitung im Blick haben: Telefonieren Sie vorher mit dem Kunden: Selbst, wenn Sie wissen, dass in den letzten drei Jahren alles stabil war, sollten Sie herausfinden, ob Unvorhergesehenes passiert ist. Hat in dem Jahr ein Führungswechsel/ Managementwechsel stattgefunden? Dann heißt das, dass Risiko für den auditierten Prozess ist nicht der Prozess, sondern der Führungswechsel. Im Audit: Jetzt gehe ich gezielt in die Führungsprozesse und in die verbundene Entwicklung hinein.
  • Kulturelle Feinheiten erfassen: Nutzen Sie die Chance und laufen Sie zum Start des Audits zuerst durch die Fertigung/Produktion. Sie werden viel gelebte Kultur oder Unkultur sehen. So können Sie zumindest überprüfen, ob die schicke Powerpoint-Unternehmenspräsentation auch mit der Praxis im Unternehmen übereinstimmt. Denn dann wissen Sie, dass Sie die Führungsprozesse genauer in den Blick nehmen müssen. Und dass Sie Fragen stellen sollten, wenn der Blick in die Fertigung ein anderes Bild zeigt.
  • Mut zum Methodenwechsel: Sie merken, mit Ihrer gewählten Methode können Sie im Audit nicht annähernd die Informationen erlangen, die Sie benötigen? Haben Sie den Mut, das Audit zu unterbrechen und eine kurze Pause einzulegen. Alle Beteiligten „lüften“ so den Kopf. Gehen Sie mit Ihren Auditpartner durchs Unternehmen, den Flur oder kurz nach draußen. Führen Sie vielleicht den Dialog fort. Dieser „Perspektivwechsel“ hilft beiden Seiten oft, den Knoten im Kopf lösen.
  • „Potemkinsche Dörfer“ entlarven: Sicherlich eine der schwierigsten Aufgaben im Audit. Wenn Sie ein Audit durchführen, ist die Gefahr groß, dass Ihnen ein »potemkinsches Dorf« gezeigt wird. Das Unternehmen möchte sich von seiner besten Seite zeigen und sein Zertifikat er-/behalten. Der Lieferant möchte unbedingt den Auftrag behalten oder bekommen. Deshalb schauen Sie gut hin. Nirgendwo liegt irgendein Stück Papier auf dem Schreibtisch, doch die Dokumente werden Ihnen als (in die Jahre gekommener) Papierausdruck (statt digital) vorgelegt? Das erfordert Ihre Fragekompetenz.
  • Aus Fehlern zu lernen: Das ist eine Fähigkeit, die Sie nicht nur bei sich selbst verorten, sondern auch anderen zugestehen sollten. Zur Offenheit gehört also auch, sich zu sagen: Ich werde nicht das Gleiche vorfinden, sondern Veränderungen feststellen. Das gilt in beide Richtungen. Auch ein Unternehmen, das sich bisher als fast tadellos erwiesen hat, kann sich – zum Beispiel durch Wechsel in der Führung – zum Schlechteren entwickeln.
  • Eigene Maßstäbe überprüfen: Erfahrungen aus Audits bei anderen Unternehmen dürfen nicht eins zu eins auf das auditierte Unternehmen übertragen werden. Jedes Unternehmen hat das Recht, mit einem frischen Blick betrachtet und begutachtet zu werden. Ein Auditor, der viel in Konzernen unterwegs ist, tut gut daran, diese Erfahrungen und Ansprüche nicht in Gänze auf ein KMU zu übertragen.

Methode: Hypothesen bilden. Wie vermeide ich voreilige Schlüsse?

Die Methode der Hypothesenbildung ist im Recruiting eine bewährte Methode, um erste Eindrücke von einer Person zu objektivieren. Sie eignet sich ebenso, um in Audits Wahrnehmungen und Informationen zum Unternehmen zu verifizieren.

Fazit:

Wenn ich als Auditor offen bleibe für Neues, für neue Erfahrungen, gewährleiste ich damit die Objektivität im Audit. Offenheit und Neugier erfordert also auch, mit kritischen Blick und Reflexion die eigene Auditpraxis zu betrachten. Vor, während und nach dem Audit. Habe ich Signale der anderen Seite wahrgenommen? Was ist mir vielleicht entgangen? Wo habe ich meinen Gesprächspartner unnötig unterbrochen? Denn Offenheit ist nicht nur eine Tugend, sie ist zugleich Ausdruck von Integrität.

Was können Prüfdienstleister und Unternehmen tun, um ihre internen oder externen Auditoren zu unterstützen?

Die DIN EN ISO 19011 stellt klar: Auditoren sollen so ausgewählt werden, dass auditierte Unternehmen Vertrauen in die Fähigkeiten von Auditoren, in den Auditprozess und die Erreichung der Auditziele haben. Es gibt für die Aus- und Weiterbildung von Auditoren punktuelle Weiterbildungsangebote. Doch die Praxis zeigt, Auditoren haben einen hohen Gesprächs- und Entwicklungsbedarf und wünschen sich Unterstützung. Machen Sie deshalb das Thema Offenheit für Neues im Audit zum Thema. Bieten Sie Ihren Auditoren Schulungen und/oder Einzelcoachings oder eine Kollegiale Fallberatung an. Wenn Sie mit uns das Thema vertiefen möchten oder nach Möglichkeiten der Auditoren-Entwicklung suchen, wir beraten Sie gern.

Diese Praxistipps stärken Auditoren u.a. in den folgenden Kompetenzbereichen gemäß der DIN EN ISO 19011

Offenheit - aufgeschlossen und bereit sein für alternative Standpunkte
Soziales Gespür - aufmerksam sein, aktiv beobachten
Informationsverständnis – aufnahmefähig sein, Situationen bewusst machen & verstehen
Reflexionsfähigkeit - bereit sein aus Situationen zu lernen

Zu den Autorinnen:
Für die kollaborative Beitragsserie „Praxistipps für den Auditoren-Alltag“ freuen wir uns, mit einer Gastautorin zusammenzuarbeiten, die sich mit großer Leidenschaft für die Weiterbildung von Auditoren einsetzt und praxisnah aus dem Alltag berichtet.

Andrea Kruck, arbeitete viele Jahre als Auditorin, Trainerin und Coach bei namhaften Unternehmen der Prüfdienstleistungsbranche. Sie war als Trainerin und Akademieleiterin für die Auditorenaus- und weiterbildung maßgeblich verantwortlich. Folgen Sie Andrea Kruck in LinkedIn.

Ina Westphal ist Personalberaterin und Geschäftsführerin von Hellmund. Die Personalberater. Sie besetzt seit vielen Jahren Führungs- und Expertenfunktionen in der TIC-Branche und in Qualitäts- und Nachhaltigkeitsabteilungen bei Unternehmen. Ein Schwerpunkt und Herzensthema ist für Sie der Auditorenberuf. Folgen Sie Ina Westphal in LinkedIn.

Vorschau
Im 4. Beitrag “Interessenkonflikte im Audit managen” können Sie nachlesen, mit welchen Interessenkonflikten man rechnen sollte und wie man mit Befangenheit umgeht und was in bestimmten Fällen zu tun ist.


Interessant für: #Auditoren #Führungskräfte
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