Was genau machen eigentlich Personalberater?

Dieser Teil unserer Arbeit wird oft als Headhunting bezeichnet. Ich selbst sehe mich nicht als Headhunter, sondern als Botschafter unserer Mandanten: Ich versuche, geeignete Kandidaten von unserem Auftraggeber und der zu besetzenden Stelle zu überzeugen.

Wie wir mit unseren Kunden zusammenarbeiten

Am Anfang der Zusammenarbeit mit einem Auftraggeber steht zunächst ein ausführliches Briefinggespräch. Wir von Hellmund reden sowohl mit einem Vertreter von Human Resources als auch mit dem direkten Vorgesetzten des künftigen Mitarbeiters.

Im nächsten Schritt erstellen wir eine Anforderungsanalyse und nutzen dafür unter anderem die sogenannte „Critical Incident Technique“, um zu erfahren, welche Herausforderungen der Stelleninhaber zu lösen hat. Wir wollen verstehen, welchen Beitrag die Person für das Unternehmen leistet und wie sie in die Organisation eingebunden ist. Auf Basis der Gespräche und Eindrücke wird in Abstimmung mit dem Kunden ein Anforderungsprofil erstellt, das genau sagt, welche Eigenschaften, Fähigkeiten und Qualitätsmerkmale der Kandidat oder die Kandidatin mitbringen muss.

Zu unseren Kunden bauen wir einen persönlichen und engen Kontakt auf, der meist über viele Jahre besteht. So lernen wir das Unternehmen, das Betriebsklima und die Menschen dort kennen und können Kandidaten fundiert informieren.

Wie die Personalsuche funktioniert

Für die Kandidatensuche nutzen Personalberater unterschiedliche Methoden, zum Beispiel Datenbanken, Stellenanzeigen oder Social-Media-Kanäle. Auch der telefonische Ident wird nach wie vor angewendet. Dabei identifizieren Berater potenzielle Kandidaten per Telefon. Häufiger zum Einsatz kommt inzwischen aber der digitale Ident, bei dem Spezialisten die Datenspuren von Unternehmen im Netz nutzen, um geeignete Kandidaten zu ermitteln. Das Wichtigste aber sind persönliche Kontakte. Den Job des Personalberaters kann man nur mit einem guten Netzwerk machen.

Der erste Kontakt mit dem potenziellen Kandidaten findet telefonisch, per E-Mail oder über Social Media statt. Dabei ist Überzeugungsfähigkeit gefragt: Personalberater sollten die Kandidaten für die Stelle begeistern und zu einer Reaktion motivieren können. Hat das funktioniert, wird geschaut, ob es grundsätzlich passen könnte (generelle Anforderungen, Gehaltswunsch, Kündigungsfrist, Umzugswille …). Klingt alles für beide Seiten positiv, fordert der Personalberater die Unterlagen des Kandidaten an.

Der Plausibilitätscheck von Lebenslauf und Zeugnissen gehört zu unserem Handwerk. Schönfärberei ist leider keine Seltenheit. Wir erkennen, wenn Lebensläufe unangemessen optimiert worden sind. Bei besonders sensiblen Positionen, zum Beispiel Geschäftsführer-Vakanzen, holen wir Referenzen von früheren Arbeitgebern ein.

Im nächsten Schritt folgen die Kandidateninterviews, mit deren Hilfe die Berater ihr Bild von den Bewerbern verfeinern. Für jeden Kandidaten, der dem Auftraggeber vorgestellt werden soll, wird ein Bericht angefertigt. Der gibt über den Werdegang Auskunft und enthält meist Informationen zur Passgenauigkeit des Bewerbers sowie den Intervieweindruck des Beraters. Der Auftraggeber entscheidet auf Grundlage der Berichte und eines persönlichen Gesprächs mit dem Berater, welche Kandidaten er näher kennenlernen möchte. Wir von Hellmund beraten an der Stelle auch und setzen uns dafür ein, dass auch Quereinsteiger mit einem guten Profil eine Chance bekommen.

Hat sich der Mandant für einen Kandidaten oder eine Kandidatin entschieden, hört unsere Arbeit noch nicht auf. Wir beraten auf Wunsch zu Vertragsfragen – immer mit dem Ziel, dass am Ende beide Seiten zufrieden sind. Auch nach dem ersten Arbeitstag bleiben wir am Ball und gleichen während der Probezeit erste Eindrücke ab.

Woran man gute Personalberater erkennt

Für die Ansprache von Kandidaten müssen Personalberater genau wissen, was die Anforderungen an den künftigen Stelleninhaber sind, wie die Firma aufgestellt ist und funktioniert. Kandidaten spüren bei Nachfragen schnell, ob jemand versteht, wovon er spricht. Wenn Personalberater hier schlecht vorbereitet sind, kann das rufschädigend für den Auftraggeber sein.

Seriöse Personalberater kontaktieren Kandidaten nur, wenn sie von einem Unternehmen mit der Suche beauftragt wurden. Seit ein paar Jahren gibt es das Phänomen, dass Personalberater ohne Beauftragung mit Kandidaten sprechen, um Lebensläufe für ihre Datenbank zu sammeln. Auch hier hilft es Kandidaten, Details zur Stelle zu erfragen, um diese Masche zu entlarven.

Im Idealfall führen Personalberater die Kandidaten-Interviews leitfadengestützt, um Anforderungen korrekt abgleichen und eine faire Bewertung vornehmen zu können. Für den Kandidaten ist das daran erkennbar, dass der Personalberater biografisch, also entlang des Lebenslaufs, und situativ fragt. Eine Personalberatung nutzt im Vorfeld oder im Rahmen des Kandidaten-Interviews auch diagnostische Tools, um die grundsätzliche Eignung zu prüfen. Der Markt für diagnostische Testungen ist riesig, nicht alle Tools sind seriös. Relevante Werkzeuge entsprechen den Normen der DIN 33430. Sie erfragen grundsätzlich nur berufsbezogen. Wenn sich ein Test mit intim-privaten Fragen befasst oder eine Typenklassifizierung vornimmt, so hat er im Recruiting nichts zu suchen.

Ein Qualitätsmerkmal ist, dass Personalberatungen einen Teil ihres Honorars mit einer Erfolgskomponente versehen. Sie bekommen also einen Teil ihrer Vergütung erst, wenn die Stelle erfolgreich besetzt wurde.

Unternehmen erkennen professionell agierende Personalberater auch daran, dass sie eine Vereinbarung zur Wiederaufnahme der Vermittlungsarbeit treffen, für den Fall, dass der Kandidat in der Probezeit kündigt. Dann sucht der Personalberater einen neuen Kandidaten. Es ist also auch im finanziellen Interesse professionell arbeitender Berater, dass die vermittelten Mitarbeiter zufrieden mit ihrem Job sind und zum Unternehmen passen.

Worauf wir bei Hellmund. Die Personalberater besonderen Wert legen

Personalberatung bedeutet für uns in erster Linie, die richtigen Menschen miteinander in Kontakt zu bringen. Das spüren Kandidaten, die uns kennenlernen. Und das schätzen unsere Mandanten. Wir geben keine Vorgangsnummer, sondern unsere direkte Durchwahl.