Was genau machen eigentlich Personalberater?

Nicht das gleiche wie Personalvermittler. So viel schon einmal vorweg. Jörg Westphal, Geschäftsführer von Hellmund. Die Personalberater, gibt Einblick in die Branche und erklärt, wie Personalberater im Auftrag von Unternehmen nach hochqualifizierten Mitarbeitern suchen.

Was Personalberater von Personalvermittlern unterscheidet

Personalvermittler konzentrieren sich überwiegend auf die Vermittlung von Mitarbeitern ohne Führungsverantwortung in kaufmännischen, gewerblich-technischen oder pflegenden Berufen. Es handelt sich eher um ein Massegeschäft. Personalvermittler schlagen Kandidaten gleichzeitig mehreren Unternehmen vor und diejenige Firma, die sich zuerst für den Bewerber entscheidet, zahlt das Vermittlungshonorar.

In der Personalberatung geht es dagegen sehr viel individueller zu als in der Personalvermittlung. Wir arbeiten in aller Regel exklusiv, das heißt wir suchen für jeden unserer Auftraggeber gezielt Kandidaten aus.

Unternehmen beauftragen Personalberater, wenn sie Positionen zu besetzen haben, für die es umfangreichere Qualifikationen braucht, die mit mehr Verantwortung einhergehen und bei denen eine Anzeigenschaltung keine Treffer liefert. Für die Kandidatensuche und das Treffen einer Vorauswahl fällt ein deutlich höherer Aufwand an als in der Personalvermittlung. Für Unternehmen ist der Einsatz eines Personalberaters deshalb nur für Stellen ab einem Jahresgehalt von 50.000 bis 60.000 Euro aufwärts sinnvoll.

Wir Berater sind oft bei Vakanzen in engen Bewerbermärkten gefragt. Das heißt, es gibt manchmal nur 30 potenzielle Kandidaten, die für eine offene Stelle überhaupt in Frage kommen, weil sie eine ganz besondere Expertise mitbringen. Nur durch den engen Kontakt zum Auftraggeber und den persönlichen Kontakt zu den Kandidaten können wir herausfinden, ob die Fachkräfte, die wir im Blick haben, tatsächlich auf die Vakanz passen und unter welchen Voraussetzungen sie wechselwillig sind.

Zu unseren Kunden bauen wir einen persönlichen und engen Kontakt auf, der meist über viele Jahre besteht. So lernen wir das Unternehmen, das Betriebsklima und die Menschen dort kennen und können Kandidaten fundiert informieren.

Jörg Westphal

Dieser Teil unserer Arbeit wird oft als Headhunting bezeichnet. Ich selbst sehe mich nicht als Headhunter, sondern als Botschafter unserer Mandanten: Ich versuche, geeignete Kandidaten von unserem Auftraggeber und der zu besetzenden Stelle zu überzeugen.

Wie wir mit unseren Kunden zusammenarbeiten

Am Anfang der Zusammenarbeit mit einem Auftraggeber steht zunächst ein ausführliches Briefinggespräch. Wir von Hellmund reden sowohl mit einem Vertreter von Human Resources als auch mit dem direkten Vorgesetzten des künftigen Mitarbeiters.

Im nächsten Schritt erstellen wir eine Anforderungsanalyse und nutzen dafür unter anderem die sogenannte „Critical Incident Technique“, um zu erfahren, welche Herausforderungen der Stelleninhaber zu lösen hat. Wir wollen verstehen, welchen Beitrag die Person für das Unternehmen leistet und wie sie in die Organisation eingebunden ist. Auf Basis der Gespräche und Eindrücke wird in Abstimmung mit dem Kunden ein Anforderungsprofil erstellt, das genau sagt, welche Eigenschaften, Fähigkeiten und Qualitätsmerkmale der Kandidat oder die Kandidatin mitbringen muss.

Zu unseren Kunden bauen wir einen persönlichen und engen Kontakt auf, der meist über viele Jahre besteht. So lernen wir das Unternehmen, das Betriebsklima und die Menschen dort kennen und können Kandidaten fundiert informieren.

Wie die Personalsuche funktioniert

Für die Kandidatensuche nutzen Personalberater unterschiedliche Methoden, zum Beispiel Datenbanken, Stellenanzeigen oder Social-Media-Kanäle. Auch der telefonische Ident wird nach wie vor angewendet. Dabei identifizieren Berater potenzielle Kandidaten per Telefon. Häufiger zum Einsatz kommt inzwischen aber der digitale Ident, bei dem Spezialisten die Datenspuren von Unternehmen im Netz nutzen, um geeignete Kandidaten zu ermitteln. Das Wichtigste aber sind persönliche Kontakte. Den Job des Personalberaters kann man nur mit einem guten Netzwerk machen.

Der erste Kontakt mit dem potenziellen Kandidaten findet telefonisch, per E-Mail oder über Social Media statt. Dabei ist Überzeugungsfähigkeit gefragt: Personalberater sollten die Kandidaten für die Stelle begeistern und zu einer Reaktion motivieren können. Hat das funktioniert, wird geschaut, ob es grundsätzlich passen könnte (generelle Anforderungen, Gehaltswunsch, Kündigungsfrist, Umzugswille …). Klingt alles für beide Seiten positiv, fordert der Personalberater die Unterlagen des Kandidaten an.

Der Plausibilitätscheck von Lebenslauf und Zeugnissen gehört zu unserem Handwerk. Wir erkennen, wenn Lebensläufe unangemessen optimiert worden sind.

Jörg Westphal

Der Plausibilitätscheck von Lebenslauf und Zeugnissen gehört zu unserem Handwerk. Schönfärberei ist leider keine Seltenheit. Wir erkennen, wenn Lebensläufe unangemessen optimiert worden sind. Bei besonders sensiblen Positionen, zum Beispiel Geschäftsführer-Vakanzen, holen wir Referenzen von früheren Arbeitgebern ein.

Im nächsten Schritt folgen die Kandidateninterviews, mit deren Hilfe die Berater ihr Bild von den Bewerbern verfeinern. Für jeden Kandidaten, der dem Auftraggeber vorgestellt werden soll, wird ein Bericht angefertigt. Der gibt über den Werdegang Auskunft und enthält meist Informationen zur Passgenauigkeit des Bewerbers sowie den Intervieweindruck des Beraters. Der Auftraggeber entscheidet auf Grundlage der Berichte und eines persönlichen Gesprächs mit dem Berater, welche Kandidaten er näher kennenlernen möchte. Wir von Hellmund beraten an der Stelle auch und setzen uns dafür ein, dass auch Quereinsteiger mit einem guten Profil eine Chance bekommen.

Hat sich der Mandant für einen Kandidaten oder eine Kandidatin entschieden, hört unsere Arbeit noch nicht auf. Wir beraten auf Wunsch zu Vertragsfragen – immer mit dem Ziel, dass am Ende beide Seiten zufrieden sind. Auch nach dem ersten Arbeitstag bleiben wir am Ball und gleichen während der Probezeit erste Eindrücke ab.

Woran man gute Personalberater erkennt

Für die Ansprache von Kandidaten müssen Personalberater genau wissen, was die Anforderungen an den künftigen Stelleninhaber sind, wie die Firma aufgestellt ist und funktioniert. Kandidaten spüren bei Nachfragen schnell, ob jemand versteht, wovon er spricht. Wenn Personalberater hier schlecht vorbereitet sind, kann das rufschädigend für den Auftraggeber sein.

Seriöse Personalberater kontaktieren Kandidaten nur, wenn sie von einem Unternehmen mit der Suche beauftragt wurden. Seit ein paar Jahren gibt es das Phänomen, dass Personalberater ohne Beauftragung mit Kandidaten sprechen, um Lebensläufe für ihre Datenbank zu sammeln. Auch hier hilft es Kandidaten, Details zur Stelle zu erfragen, um diese Masche zu entlarven.

Wir fragen in diagnostischen Tests grundsätzlich nur berufsbezogen. Wenn sich ein Test mit intim-privaten Fragen befasst, hat er im Recruiting nichts zu suchen.

Jörg Westphal

Im Idealfall führen Personalberater die Kandidaten-Interviews leitfadengestützt, um Anforderungen korrekt abgleichen und eine faire Bewertung vornehmen zu können. Für den Kandidaten ist das daran erkennbar, dass der Personalberater biografisch, also entlang des Lebenslaufs, und situativ fragt. Eine Personalberatung nutzt im Vorfeld oder im Rahmen des Kandidaten-Interviews auch diagnostische Tools, um die grundsätzliche Eignung zu prüfen. Der Markt für diagnostische Testungen ist riesig, nicht alle Tools sind seriös. Relevante Werkzeuge entsprechen den Normen der DIN 33430. Sie erfragen grundsätzlich nur berufsbezogen. Wenn sich ein Test mit intim-privaten Fragen befasst oder eine Typenklassifizierung vornimmt, so hat er im Recruiting nichts zu suchen.

Ein Qualitätsmerkmal ist, dass Personalberatungen einen Teil ihres Honorars mit einer Erfolgskomponente versehen. Sie bekommen also einen Teil ihrer Vergütung erst, wenn die Stelle erfolgreich besetzt wurde.

Unternehmen erkennen professionell agierende Personalberater auch daran, dass sie eine Vereinbarung zur Wiederaufnahme der Vermittlungsarbeit treffen, für den Fall, dass der Kandidat in der Probezeit kündigt. Dann sucht der Personalberater einen neuen Kandidaten. Es ist also auch im finanziellen Interesse professionell arbeitender Berater, dass die vermittelten Mitarbeiter zufrieden mit ihrem Job sind und zum Unternehmen passen.

Worauf wir bei Hellmund. Die Personalberater besonderen Wert legen

Personalberatung bedeutet für uns in erster Linie, die richtigen Menschen miteinander in Kontakt zu bringen. Das spüren Kandidaten, die uns kennenlernen. Und das schätzen unsere Mandanten. Wir geben keine Vorgangsnummer, sondern unsere direkte Durchwahl.

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